Личная карточка работника - важная деловая бумага в документообороте любой организации, ее оформление обыкновенно поручается службе кадров. Используется она с целью досконального учета сотрудников и содержит все значимые сведения о нем: данные паспорта, ИНН, СНИЛС, сведения о месте жительства, прописке, трудовой деятельности, образовании, а также краткая информация о семье.

Заключительная версия унифицированной формы Т-2 утверждена законодательством по труду. Всем организациям вменяется в обязанность формировать личные карточки на всех без исключения сотрудников, а на некоторых даже и не одну. Индивидуальные предприниматели освобождены от такой необходимости, но они также имеют возможность оформлять их.

Ведение личных карточек - это не только обязанность, данное мероприятие может принести существенную пользу организации. Работодатель зачастую может, используя личные карточки защитить свои интересы, применяя их для подтверждения правомерности вычетов из зарплаты сотрудников, верной калькуляции среднесписочной численности работников, для начисления налогов и т.д., судебная арбитражная практика описывает массу подобных примеров.

Работодателю дозволено для удобства вести в электронном виде оборот личных карточек по форме Т-2, почти все современные фирмы используют такую возможность: это практично, в случае надобности, позволяет легко найти требуемые материалы. Но он обязан иметь их в распечатанном виде на бумажных носителях. Это аргументировано содержанием в личной карточке полей, предназначенных для подписи работника, а также отвечающего за ее ведение сотрудника кадровой службы. Поскольку личная карточка - документ долгого использования и хранения, при ее распечатке надлежит пускать в ход плотную бумагу формата А 4.

Важно помнить, что единого руководства по работе с личными карточками, кроме вышеуказанного постановления, не существует, посему, статья имеет прежде всего рекомендательный характер.

Общие сведения о форме Т-2 и тонкостях ее заполнения

На вопрос, кто заполняет и ведет формы Т-2, ответят Указания Госкомстата. Согласно им, личные карточки оформляет сотрудник кадровой службы, а когда штатное расписание подобную должность не включает, лицо, уполномоченное вести кадровое делопроизводство либо руководитель предприятия. Самому работнику запрещается вносить в свою личную карточку любые записи, исключение составляет личная подпись при трудоустройстве, кадровых перестановках или увольнении.

Форма Т-2 вмещает 11 блоков, разбитых по тематике и размещенных на 4 страницах. Для более наглядного осмысления структуры и понимания особенностей заполнения, предлагаем ознакомиться с бланком. (ссылка на скачивание бланка)

Законом не регламентированы сроки формирования карточки Т-2 и наилучшим вариантом будет включить этот пункт в набор стандартных операций по оформлению нового сотрудника. Это обусловлено правилом: запись в трудовой книжке работника непременно дублируется аналогичной записью в его личной карточке. Материалы в форму Т-2 вносят, основываясь на типичном перечне документов:

• приказ о приеме на работу
• трудовой договор
• трудовая книжка
• СНИЛС
• документы об образовании, повышении квалификации
• документы воинского учета (для военнообязанных лиц)

Некоторые профессии и виды работ имеют своеобразную специфику, в подобных ситуациях могут пригодиться дополнительные бумаги. Работодатель вправе затребовать их у кандидата, если это не противоречит действующему законодательству.

Ультимативный запрос предоставить свидетельство о присвоении ИНН, характеристику с прежнего места работы или справку о составе семьи может быть признан незаконным. Требовать сторонние документы, вопреки действующему трудовому законодательству РФ запрещается.

Заполняем личную карточку правильно по разделам

На первых двух страницах формы Т-2 расположен ряд полей для различных кодов, которые подлежат заполнению. Что писать? Необходимая информация содержится в ряде классификаторов. Подчеркнем, что специалист кадровой сферы обязан иметь доступ к ним, нельзя требовать никакие коды с человека, оформляющегося на работу. Учет кадров в организации строится преимущественно на использовании специализированных компьютерных программ, например, 1С, в которые встроены все эти классификаторы и, конечно, это существенно упрощает кадровику задачу, ему остается лишь внести данные, предназначенные для кодирования, в соответствующие поля и выбрать из предложенного списка подходящий код.

Наименование организации записывается в шапке формы без сокращений, дату составления личной карточки принято записывать в стандартизированном виде (например, 13.01.2014).

Табельный номер обязательно закрепляется за каждым принимаемым сотрудником, это полезно для организации табельного учета и идентификации.

Принимая работника по внутреннему совместительству, не забываем присвоить ему уникальный табельный номер и обязательно формируем другую личную карточку. Такой сотрудник в итоге обладает двумя уникальными табельными номерами и карточками одновременно.

Информация об индивидуальном номере налогоплательщика вписывается, основываясь на свидетельстве о присвоении ИНН, которое предоставляет принимаемый работник. Если свидетельства нет на руках, соответствующее поле остается пустым.

Законодательство обязует, работника при подписании трудового договора предоставить свидетельство государственного пенсионного страхования, по аналогии с ИНН заносим в форму номер СНИЛС. Если работник оформляется впервые, свидетельства у него на руках не будет и работодателю вменяется в обязанность оформить ему СНИЛС, в этом случае поле оставляем пустым, запись будет внесена после получения свидетельства.

Наличие графы "Алфавит" удобно для хранения и учета личных карточек. Здесь фиксируется первая буква фамилии принимаемого работника

Следующее поле - «Характер работы», здесь указывается, принят работник постоянно или временно. Соответственно графа «Вид работы» предназначена для сведений о том, является ли работа основной или сотрудник совмещает ее.

В последнюю графу вписываем «мужской» или «женский» соответственно.

Раздел 1 Общие сведения

Заполнение этого блока карточки начинаем с указания реквизитов трудового договора, пишем его номер и дату заключения в привычном уже формате, как в примере выше.

ФИО работника должны быть записаны разборчиво и без сокращений, при этом рекомендуется начинать вести запись максимально левее, на случай внесения изменений. Так, если работница в дальнейшем выйдет замуж и возьмет фамилию супруга, этот факт непременно отразится в ее личной карточке.

В пункте «Дата рождения» число и год рождения обозначаем арабскими цифрами, месяц записывается словом без сокращений (23 апреля 1985 г). Дата дублируется в кодовом поле в традиционном формате дд/мм/гггг.

«Место рождения» переписываем из документа, удостоверяющего личность, указывая тип административно-территориальной единицы разрешено пользоваться общепринятыми сокращениями.

Поле «гражданство» кадровик заполняет также, основываясь на данных из паспорта.

Сведения о знании иностранных языков обычно записываются непосредственно со слов работника или же на основании результатов тестирования, если оно предусмотрено для приема на должность. Здесь же уточняется степень владения языком с использованием стандартных формулировок.

В личной карточке отражают знание языков иностранных лишь по отношению к русскому. Например, знание языков татарских, удмуртских и иных народностей не указывается.

Уровень своего образования работник подтверждает предоставлением соответствующих документов, дипломов и аттестатов. Основные параметры переносятся в следующий пункт карточки.

Записи о неполном (незаконченном) образовании нельзя вносить, основываясь на студенческом билете, зачетной книжке или честном слове работника. Такая запись производятся только при предоставлении им справки или диплома образовательного учреждения.

Запись «неполное высшее» вносится, если работник прошел большую часть курса обучения в ВУЗе или прошел полностью, но не защитил диплом или не был сдан государственный экзамен.

Если работник, обучаясь в ВУЗе, не окончил и половины курса обучения, в пункте 6 будет значиться «среднее (полное) общее».

Наименование образовательного учреждения желательно указывать полностью, но, если оно слишком длинное, допустимо использовать сокращения. В этом поле также указывается наименование предоставленного документа об образовании, его серия и номер, год завершения образования, квалификация и специальность. В пункте 6 содержится и информация о послевузовской подготовке.

Записи о профессии принято вносить, исходя из опыта работы, отраженного в трудовой книжке, штатного расписания и слов работника.

Сведения о стаже рассчитываются прежде всего основываясь на записях в трудовой книжке. Когда сотрудник принимается на первую свою работу, в приведенных строках прописываются нули.

Запись о так называемом семейном положении делается на основании штампа в паспорте, свидетельства о браке, разводе, предоставленных работником.

Важно! Поле «состояние в браке» заполняем только с использованием формулировок ОКИН, формулировки «холост», «замужем», "женат", "в разводе" и пр. шедевры народной словесности недопустимы.

Следующий пункт первого раздела - «Состав семьи», перечислять здесь всех известных родственников, нет необходимости, достаточно указать ближайших: мать, отца, жену, мужа, дочь, сына, родных братьев, сестер. Работник сообщает эти данные, основываясь на том, кто из родственников проживает с ним вместе или находится на иждивении.

Паспортные данные переносим внимательно, строго в соответствии с документом работника. Адрес места жительства по паспорту переносится из штампа о регистрации. Фактический адрес необходимо указывать, только когда он не идентичен прописке, эти данные могут понадобиться работодателю в случае, например, прогула или если работник не придет в день увольнения за трудовой книжкой. Не забываем записывать номера телефонов.

Раздел 2 Сведения о воинском учете

При оформлении блока о ВУ используется одна из двух разновидностей документов: лица в запасе предоставляют военный билет, а призывники приносят удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Всю необходимую информацию можно обнаружить в соответствующих пунктах вышеуказанных документов.

Бывает, что категория годности вообще не прописана, не пугаемся, по умолчанию ставим «А». Пункт 7 не забываем заполнять простым карандашом, это понадобится в дальнейшем. А при занесении отметки в 8 пункт помним, что гражданин подлежит снятию с учета как по достижению максимального возраста, так и по состоянию здоровья.

На второй странице внизу формы работник расписывается, проверив предварительно правильность записанных данных, там же предусмотрено поле, где расписывается после проверки внесенного кадровик.

Раздел 3 Прием на работу и переводы на другую работу

Этот блок традиционно повторяет написанное в трудовой книжке, открываться таблица будет записью о приеме, тут вписываем должность, размер оклада, реквизиты приказа. Далее вносим последовательно переводы, если были таковые. Важный момент - знакомим сотрудника с отображенными здесь записями, ведь под каждой из них ему необходимо расписаться.

Раздел 4 «Аттестация»

Многие предприятия проводят для своих работников аттестацию, для этого собирают комиссию, результатом работы которой является некий протокол. Сведения о таком протоколе и пишут в этой части формы Т-2.

Разделы 5 - 6 «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка»

Здесь возможно два варианта:

1. сотрудник проходит повышение квалификации до трудоустройства и приносит соответствующие документы;
2. сотрудник проходит курсы непосредственно в своей фирме, тогда кадровый работник воспользуется данными отдела подготовки кадров.

Все даты указываются в типичном формате, характерном для предыдущих разделов. Особых вопросов при заполнении этих блоков обычно не возникает. Если работник не повышал квалификацию и переподготовку не проходил, то соответственно, разделы остаются незаполненными.

Раздел 7 «Награды»

Как видно из названия, сюда вписываются все виды поощрений, которых удостоился работник в процессе своего труда в рамках организации. В целом информация этого раздела идентична аналогичному разделу трудовой книжки. Можно пользоваться общепринятыми сокращениями, если это не искажает общей сути.

Раздел 8 «Отпуск»

Этот блок отражает все виды отпуска, какие работник использовал когда-либо: ежегодный, учебный, без содержания, по уходу за ребенком. Следует записывать сведения о длительности отпуска, начальные и конечные его даты, период, за который отпуск предоставляли и, разумеется, реквизиты соответствующего приказа.

На своем карьерном пути, уходит в отпуск сотрудник неоднократно. Закономерно, что свободные поля однажды закончатся. Не теряемся, а просто распечатываем дополнительную страничку, содержащую продолжение таблицы.

Раздел 9 «Социальные льготы»

Здесь работодатель указывает информацию о льготах, которые предоставляет конкретному работнику, а также данные о документах, дающих возможность получить ту или иную привилегию.

Раздел 10 «Дополнительные сведения»

Практика показывает, что этот раздел редко заполняется, но при желании и их наличии сюда вписывают данные об:

• инвалидности
• обучении работника
• загранпаспорте
• если работник имеет детей инвалидов, можно отобразить здесь и этот факт.

Раздел 11 Основание прекращения трудового договора (увольнения)

Заключительный пункт формы Т-2 краток и лаконичен, здесь располагается место записи об увольнении, формулировка притом в точности переписывается из приказа об увольнении, та же запись будет обозначена в трудовой книжке. По аналогии со второй страницей формы в этом пункте расписывается кадровый работник и сам сотрудник

Хранение и учет личных карточек по форме Т-2

Форма Т-2 - бумага длительного «срока годности», карточки предписано хранить 75 лет, а значит стоит заранее позаботиться об их целостности, в частности, использовать для печати плотную бумагу надлежащего качества. Строгих норм учета не существует, карточки в своем обыкновении хранят в запираемых шкафах в отеле кадров либо в кабинете у руководителя организации, будучи расставленными в алфавитном порядке. Подробнее этот вопрос рассмотрен в следующем видео

Личные карточки уже уволенных сотрудников по прошествии определенного времени отправляются в архивы.

Частые вопросы

Как мы убедились, личная карточка Т-2 хоть и объемный, но довольно простой в заполнении документ. Однако вопросы все равно возникают, о них и поговорим в заключение.

Частенько возникают ситуации, когда некоторые поля остаются пустыми по разным причинам. Не стоит в этом случае ставить в них прочерки и тем более удалять. Форма Т-2 регламентирована законодательством, поэтому никакие разделы из нее удалять нельзя. А вот новые реквизиты внести при необходимости можно.

Любое изменение унифицированной формы следует сопроводить соответствующим приказом, подписанным руководством

Работники кадрового дела тоже люди и допускают ошибки. Обнаружив в личной карточке неточность или ошибку, рекомендуется аккуратно одной чертой зачеркнуть, а сверху вписать информацию верную. При этом работник отдела кадров должен заверить исправленное своей подписью и ознакомить под подпись же сотрудника, чтобы в будущем у него не возникло вопросов.

Аналогично поступаем, когда сотрудник меняет фамилию, например. Старые данные аккуратно зачеркиваются, записывается актуальная информация, обязательно упоминаем здесь документ, являющий собой основание для такого исправления.

Бланк формы утвержден Постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.05.2004. Форма Т-2 представляет собой объемный документ, поэтому разберем детально заполнение всех важных его частей.

1. Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ (например, 15.07.2017).
2. Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
3. ИНН (можно не приводить).
4. СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч.1 ст.65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
5. Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
6. Характер работы записывают на основе приказа директора. Может быть временным или постоянным.
7. Пол вписывают буквами М/Ж либо слово целиком.

Вид работы, который приводят в личной карточке по форме Т-2, может быть исключительно основным. Если служащий устраивается на предприятие по совместительству, личную карточку для него не заводят, поскольку она есть на основном месте работы.

Раздел I

Этот раздел личной карточки заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:

1. Дату рождения вписывают полностью (например, 17 мая 1985 года), но записать ее в формате 17.05.1985 не возбраняется.
2. Запись о месте рождения должна быть до 100 знаков. Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т.д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
3. При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
4. Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, что именно он закончил.
5. Стаж рассчитывают на основании п. 61 Постановления Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п.
6. ФИО членов семьи вписывают полностью, без сокращений.
7. Если прописка и адрес фактического проживания совпадают, дублировать адрес не требуется. Во вторую графу в этом случае пишут что фактический адрес совпадает с регистрацией. Можно продублировать адрес, главный принцип при заполнении формы — простота и понятность.

Наиболее трудный пункт части I — кодировки. Ошибки здесь не допускаются:

• ОКАТО — код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
• ОКИН — код гражданства сотрудника (гражданство РФ - 1, двойное - 2, иностранец - 3, нет гражданства - 4);
• ОКСО — код профессии или специальности, приобретенной сотрудником в процессе образования;
• ОКПДТР — дополнительная форма кода специальности.

Раздел II

Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета. Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:

1. Пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса.
2. Пункт 3 заполняют без сокращений.
3. Пункт 7 может измениться, поэтому данные туда вписывают при помощи карандаша.
4. Раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.

Кроме подписи, нужно привести ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло.

Раздел 2 подписывает и сам работник.

Раздел III

Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.

Разделы IV-VII

Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.

Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.

Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по сведениям отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

Раздел 7 — награды. В этот раздел вписывают любые виды поощрений, которые работник получил в ходе трудовой деятельности на основании ст.191 ТК РФ и локальных актов. Кроме записей о наградах и почетных званиях, следует привести их перечень. Можно писать с сокращениями, если это не исказит смысл.

Раздел VIII

В этой части указывают данные о каждом отпуске сотрудника:

• очередные ежегодные отпуска;
• отпуска без содержания;
• отпуска для ухода за ребенком.

Обязательно указывают тип отпуска, его временные рамки, длительность и основания для предоставления.

Раздел IX

Этот раздел личной карточки содержит всю информацию о льготах, которые были предоставлены сотруднику в соответствии с законодательством РФ:

• сокращение рабочей недели;
• предоставление дополнительного входного дня;
• оплата проезда до места учебы и т.д.

Бланк личной карточки работника

Ниже представлен бланк формы Т2, личная карточка работника, который вы можете скачать.

Если штат предприятия содержит должности водителей, на каждого такого сотрудника понадобится личная карточка водителя. Бланк этого документа доступен для скачивания ниже.

Образец заполнения личной карточки по форме Т-2

Как заполнить личную карточку сотрудника

Оформить данный документ потребуется на каждого сотрудника, работающего на предприятии.

Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 25.03.2013) содержит ссылки на этот документ, а постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 утверждена его форма.

Личная карточка Т-2 включает все данные о сотруднике, в том числе его профессиональных успехах.

Личная карточка работника Т-2 может заполняться как от руки аккуратным почерком, так и с применением автоматизированных систем.

Не допускается наличие в карточке опечаток, ошибок, кроме принятых зачеркиваний, например при внесении информации о перемене фамилии.

Личная карточка работника по форме Т-2 заполняется работодателем и хранится в его отделе кадров, а затем в архиве. При поступлении на работу ее оформляют, а при увольнении закрывают и передают на постоянное хранение.

Допускается заведение новой карточки, если старая пришла в негодность. При этом на старом бланке ставится соответствующая отметка.

Карточка заполняется на основании следующих документов:

1. Трудовой книжки;
2. Страхового свидетельства;
3. Диплома;
4. Паспорта;
5. Военного билета;
6. Других документов (например, водительских прав, медицинской книжки и т. д.).

Кроме того, в ней отражаются:

1. Реквизиты распоряжения о приеме на работу;
2. Информация о трудовом договоре;
3. Номер телефона сотрудника;
4. Его уровень владения иностранными языками.

Бланк личной карточки работника (форма Т-2)

Личная карточка делится на 11 разделов:

1. Общие сведения о лице.
2. Воинский учет. Информация указывается в том случае, если сотрудник считается военнообязанным.
3. Прием на работу, переводы на другую работу. Заполняется на основании трудовой книжки.
4. Аттестация. Переписывается информация из аттестата и его реквизиты.
5. Повышение квалификации. Раздел формируется на основе свидетельств о повышении квалификации.
6. Профессиональная переподготовка. Удостоверяется сертификатом или свидетельством о получении образования.
7. Награды, почетные звания. Фиксируются все виды поощрений и профессиональные достижения.
8. Отпуск. Раздел содержит данные обо всех его видах, которыми сотрудник воспользовался, работая на предприятии.
9. Льготы. Например, группа по инвалидности.
10. Иные сведения. Например, реквизиты заграничного паспорта работника.
11. Раздел о прекращении трудовых отношений. Подлежит заполнению только после увольнения сотрудника. В нее вносятся реквизиты приказа, а также причины увольнения.

Если какие-либо данные отсутствуют либо в том или ином разделе будет отрицательный ответ, это поле необходимо оставить незаполненным.

Отдельные поля личной карточки заполняются путем кодирования реквизитов. При указании неверных чисел или кодов, не имеющих к ней отношения, карточка может быть признана испорченной.

Достоверность всех сведений, указанных в личной карточке, а также вносимых в нее корректив гражданин подтверждает своей подписью.

Личная карточка Т-2 — документ стандартной формы, который содержит основную информацию относительно сотрудника. Заполняется на основании предъявленных документов.

Образец формы личной карточки работника можно скачать по ссылке:

Личная карточка работника (Унифицированная форма № Т-2)

Выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п.5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и(или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

• п.1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
• п.3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
• п.4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
• п.5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
• в п.7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
  • строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
  • строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

• пункты: п.1 "Категория запаса", п.3 "Состав (профиль)", п.4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п.7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
• п.2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
• п.5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Хозяйствующий субъект может оформить на каждого человека, с которым он заключил трудовой контракт, личную карточку работника. Она открывается в момент поступления нового сотрудника в компанию, и закрывается при расторжении с ним договора.

Личная карточка сотрудника является регистром, в котором фиксируются основные сведения по каждому работнику.

Законодательством установлен строго определенный объем документов, который должен предоставляться при поступлении новичка на работу. Кроме этого, с сотрудника могут быть запрошен и ряд других документов.

С целью систематизации данных о работающем на предприятии человеке, ему в фирме заводят личную карточку форма Т-2. Такой бланк не считается обязательным к составлению в субъекте бизнеса. Однако, в определенных ситуациях карточка работника должна присутствовать в компании.

Заводится она как на работающего по основному трудовому соглашению, так и на привлеченного совместителя.

Первичное заполнение бланка можно сделать с помощью компьютера, однако все новые данные нужно добавлять только рукописным способом. Пустые поля прочеркивать нельзя!

Внимание! Все данные в нее вносятся ответственным работником по представленным сотрудником документам. Их копии прикрепляются в лично дело работника. Как правило, работа над личными карточками находится в полномочиях кадровика.

Работник должен в определенных случаях контролировать правильность и достоверность данных, записанных в его личную карту. Для фиксации этого факта, ему нужно проставлять в карточке свои подписи.

Компании вправе применять стандартизированную форму этого документа. Также на ее основе может быть разработан бланк предприятия, учитывающий особенности его функционирования.

Личная карточка работника фиксирует персональные данные работающих на предприятии лиц, поэтому она должна храниться и использоваться согласно установленным соответствующим законодательством способами.

Внимание! В связи с этим карточка Т2 должна защищаться от несогласованного доступа к ней, как в электронном, так и бумажном виде.

Обязательный ли это документ или нет

При обычном ее использовании личная карточка работника не включается в состав необходимых документов, которые в безоговорочном порядке должны заводиться в компании. Однако, иначе обстоят дела когда речь встает о соблюдении воинского учета.

Согласно законодательству в указанной сфере на каждого военнообязанного ответственный сотрудник должен заводить личную карточку.

Правильность ее ведения, а также периодическое обновление данных в ней, проверяется представителями военкомата.

Поэтому в субъекте приказом руководителя должен быть обозначен ответственный по воинскому учету, который при ведении карточек должен проставлять свои подписи для удостоверения данных, внесенных в эти регистры.

Важно! Если эти правила не соблюдать, фирму могут привлекать к ответственности в форме денежных штрафов.

На основании каких документов заполняется личная карточка

Все сведения, отмечаемые в личной карточке, необходимо вносить опираясь на документы, представляемые работником, либо оформленные в компании в ходе его работы. Лучше всего с них снимать копии и присоединять к карточке в подтверждение правильности указания информации.

Главными документами, которые используются для внесения данных, являются:

• Паспорт работника.
• СНИЛС.
• Военный билет (при его наличии).
• Аттестат и иной документ об образовании.
• Трудовая либо справка с основного места деятельности.
• Свидетельство о браке (если есть).
• Свидетельства о рождении на детей (если есть).
• Трудовой договор.
• Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, переводе, премировании, увольнении и т. д.

Большую часть этих документов требуется предоставить изначально при оформлении на работу - на их основании будут вноситься сведения на первые два листа личной карточки.

Важно! Сведения переносимые из приказов в карточку в связи с приемом, переводом, увольнением обязательно должны заверяться подписью самого работника, на которого открыта личная карточка Т-2.

Скачать бланк и образец личной карточки

Скачать в формате Word.

Скачать в формате Excel.

2018 год в формате PDF.

Образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2 в 2018 году

Рассмотрим личную карточку форма Т-2 образец заполнения.

На лицевой ее стороне вверху должно быть указано наименование фирмы, а также быть проставлен регистрационный код организации, присвоенный ей в Росстате.

После этого дальше в табличной части проставляется буква, с какой начинается фамилия работника, на которого открывается личная карточка. Здесь же отмечается характер его трудовой деятельности, а ее вид. Это может быть основная, или же по совместительству.

В этой же части личной карточки фиксируется пол данного работника.

Общие сведения

Указание сведений в разделе нужно начинать с проставления реквизитов подписанного с сотрудником трудового контракта.

В графа 1-3 нужно записать полностью Ф.И.О., дату рождения и место. В правой табличной части к этим сведениям проставляются необходимые коды на основе справочника. При указании данных о месте рождения, типы небольших населенных пунктов (село, кишлак, аул и т. д.) необходимо писать целиком, без сокращений.

В графу 4 заносится имеющееся гражданство.

В графе 5 необходимо отметить название иностранного языка и качество владения им. В последнем случае можно указывать «Читаю и пишу со словарем», «Свободно владею» и т. д.

Графа 6 используется для внесения сведений об имеющемся образовании. Сюда нужно записать вид образования, данные об оконченном учебном заведении, сведения о документе, свидетельствующем о его получении (диплом, аттестат и т. д.)

В графу 7 вписывается профессия, на которую принят работник.

Графа 8 должна составляться на основании данных из трудовой книжки. Здесь необходимо указать размер трудового стажа на какую-либо определенную дату (чаще всего используется дата приема в компанию).

В графы 9 и 10 записываются сведения о нахождении работника в браке, а также информация о ближайших имеющихся родственниках. Ф.И.О. родных должны заноситься целиком, без любых сокращений.

В графу 11 заносятся данные о документе, который устанавливает личность работника.

В графе 12 записываются адреса нахождения работника - согласно прописки, фактический. Когда адреса одинаковы, то вторую строку разрешается не заполнять. Здесь же необходимо проставить телефон для связи.

Сведения о воинском учете

Данные в указанный раздел личной карточки заносится только для сотрудников мужского пола. Для указания данных запрашивается военный билет либо приписное удостоверение.

В графе 2 указывается полученное звание. В случае, когда работник еще не призывался, но имеет на руках приписное удостоверение, то в данную графу нужно записать «подлежит призыву».

В графе 3 указывается, в какому типу относится работник - солдатам, медицинскому и т. п.

Графа 4 должна содержать код специальности, которую получил работник за период службы.

В графе 5 нужно при помощи буквы от «А» до «Г» указать степень годности к несению службы в рядах вооруженных сил.

В графу 6 записывается наименование органа военкомата, где работник находится на учете.

В графе 7 проставляются отметки о текущем состоянии на учете. Сведению сюда должны записываться только простым карандашом.

В графе 8 отражается снятие работника с воинского учета.

Внимание! Все сведения, что были проставлены в этом разделе, проверяет кадровый специалист, после чего заверяет своей подписью. Далее, с внесенными сведениями нужно познакомить и лично работника, что он должен подтвердить персональной подписью.

Прием на работу и переводы на другую работу

Изначально в указанном разделе отражаются данные о приеме сотрудника на работу. В дальнейшем сюда необходимо вносить сведения о его передвижениях по структурным подразделениям, повышениям в должности и т. д.

В таблицу нужно записать дату, когда был произведен перевод, данные о принимающем подразделении и название должности, размер оклада на новом месте. Также в разделе нужно указать данные о приказе, который выступал основанием для перемещения работника.

Заключительная графа предназначена для личной подписи сотрудника, который должен поставить ее в подтверждение прочтения.

Аттестация

В ситуации, если в организации проходила переаттестация работников, то в разделе отражают ее результаты. В таблицу в первую графу заносится дата проведения процедуры.

После этого нужно отразить решение комиссии по указанному работнику («соответствует» либо «не соответствует»), а также проставить реквизиты протокола хода аттестации.

Заключительная графа таблицы может быть незаполненной, либо в нее можно вписать сведения о приказе, которым было принято решение по компании выполнить аттестацию работников.

Повышение квалификации

В указанный раздел кадровый сотрудник должен записывать о фактах участия работника в курсах повышения квалификации.

Сначала нужно внести даты, в промежуток между которыми были проведены курсы. После этого в таблицу вписывается вид переквалификации, наименование заведения, какое служило базой для проведения курсов, а также данные об оформленном удостоверяющем документе.

В завершающую графу таблицы записывается основание направления на повышение квалификации. Обычно им выступает приказ, какой определял необходимость для работника отправиться проходить обучение.

Профессиональная переподготовка

В указанный раздел вписываются данные о каждом факте прохождения работником переподготовки. Сначала необходимо отразить период, в промежуток которого проводилась процедура, название профессии, по которой выполнялось обучение, данные о документе, оформленном на работника после окончания процедуры. В заключительной графе указывается основание участия в переподготовке.

Поощрения и награды

В указанном разделе, личная карточка работника должна обобщать данные обо всех видах поощрений, какие сотрудик получил за время труда в организации. Здесь могут отражаться премии, ценные подарки, грамоты и т. д.

В начальную графу нужно записать полное наименование произведенного поощрения, а во второй проставить данные о распоряжении, каким оно было назначено.

Отпуск

В указанный раздел личной карточки работника заносятся все периоды, в которые работник получал время на отдых. При этом в раздел нужно заносить абсолютно все отпуска - основной, учетный, дополнительный, без оплаты и т. д.

В раздел сначала вносится название отпуска. Дальше, нужно указать даты начала и завершения периода времени, за который предоставляется отдых. Например, для трудового отпуска здесь указывается рабочий год.

Когда сотрудник работает в компании достаточно продолжительное время, то пустое место в таблице может закончиться. В это ситуации оформляется «Дополнение к личной карточке». На нем оформляется шапка, как на основной части документа, а затем необходимая таблица.

Социальные льготы

В этом разделе отражается информация о причинах, по которому сотруднику предоставляются условия труда, какие делают лучше его положение. Например, если работнику установлена инвалидность 3-й группы, то по закону он имеет право на рабочий день с уменьшенной продолжительностью.

Таблица раздела заполняется следующим образом. Сначала записывается название льготы, затем информация о подтверждающем ее документе.

Последняя графа служит для отражения информации об основании предоставления льготы. К примеру, сюда можно записать ссылку на нормативный документ (закон, постановление и т. д.), которым было установлено предоставление этой льготы.

Дополнительные сведения

В данном разделе в свободном стиле можно отразить сведения, которые нельзя внести ни в один другой раздел. Например, именно здесь можно указать наличие у сотрудника прав на вождение автомобиля с указанием их реквизитов, отметить наличие инвалидности и т.д.

Основания прекращения трудового договора

Это завершающий раздел документа форма Т-2. Он заполняется только в том случае, когда работник производит увольнение от данного работодателя.

Кадровик при внесении данных в раздел должен здесь указать причину, по которой производится расторжение договора (согласно ТК), дату увольнения, реквизиты составленного приказа (его номер, дату).

После того, как все необходимые данные внесены, кадровый сотрудник должен проверить - верно ли они внесены, после чего подставить свою подпись.

Завершающим шагом является ознакомление работника с записанной в этом разделе информацией. Он должен прочитать указанные сведения, после чего заверить своей подписью личную карточку работника.